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幹事必読!バーベキュー幹事のための簡単マニュアル

バーベキューの幹事は必読!バーベキュー実施までの手順をご紹介。

アイキャッチ画像出典:PIXTA

バーベキューの幹事が知るべきバーベキュー開催までの流れ

①日程選び

バーベキューには過ごしやすい気温や穏やかな天候が多い季節が適しており、 初心者であれば気をつけたいポイントが多い夏の季節よりも、春・秋の方がおすすめです。

②バーベキュー参加人数のとりまとめ

参加者の参加意思の確認を実施し、人数を確定しましょう。 バーベキューの候補日時はいくつか設定していた方が、スケジュール調整が簡単になります。

③レシピの選定

バーベキュー参加者が満足するための重要なポイントは、料理の内容と味でしょう。結局美味しくなければ良い体験にはなりませんよね。
幹事としてはどんなレシピを選ぶか、バーベキュー参加者の意見をよく聞いて、特に注力したほうが良いでしょう。また、レシピを決めるタイミングも重要です。
レシピを直前で決める人も多いですが、先に決定することで、どんな機材や設備が必要か、どのような場所が適しているか、どういった食材が必要かを見積もることができるようになり、幹事としての段取り力が格段に上がります。なので、レシピは場所を探す前に決めるほうがよいでしょう。
ただし、初心者によくあるのが、難しいレシピにいきなり挑戦して失敗することです。バーベキュー参加者の料理スキルを踏まえ、適当なレシピを選びましょう。

④開催場所の確保

バーベキュースポットを選ぶ際には、以下ポイントに注意。

・事前予約可能か(日程変更が出来ない場合には、屋根付のバーベキュースポットがオススメ。)

・予算感に合うか

・アクセスが良いか(駅やインターチェンジに近いとよい)

・景観や炊事場などの施設を写真などで確認

・管理人や利用者のサポートスタッフがいるか

・バーベキュー場の開設期間

・営業時間

・作ろうとしているレシピが実現できる環境か(レンタル用具、使用可能用具など)

・ロケーション(景観がは美しいほど難易度は高い可能性がある)

・近隣に食材や飲み物を購入出来る場所があるか

・平地で足場が安定しているか

・現地でのゴミ捨て可否

・キャンセル方法(期限も)

・複数候補を探しておく(スケジュールの調整が容易になる)

・子供連れの場合:子供の遊び場やアクティビティがあるか

・食材や機材を搬入する場合:駐車場からバーベキュー実施場所への距離、台車の貸し出しの有無

 

⑤機材調達調査と見積り

レシピに基づき、選んだ候補のバーベキュー場で借りられる機材と費用を確認しましょう。 大人数であるほど機材を持ち込むのは大変です。できるだけ現地でレンタルしてくれる場所を探しましょう。
また、持ち込みが必要な機材や、割り箸など消耗品もリストアップし、最寄りのスーパーなど調達場所を下調べした上で、大まかな費用を確認しましょう。
最近は全てバーベキュースポット側で用意してくれる、手ぶらバーベキューサービスもありますので、希望するレシピと合うならば検討してもよいかもでしょう。手ぶら可のバーベキュー場を探すにはBBQ HACKで探すことも可能ですのでぜひ探してみてください。

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⑥食材調達調査と見積り

レシピに基づき、必要な食材についてもリストアップし、調達方法を下調べをした上で、大まかな費用を確認しましょう。 また、バーベキューでは普段よりも少し多めな量を設定しましょう。野外での食事は開放感で美味しさがさらに増しますので、いつもより食べてしまうことが多く、途中の買出しも大変なためです。

⑦参加者案内

参加者案内

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メールで参加者に案内を送信し、出欠の最終連絡を貰います。

タイトル:バーベキュー参加のご確認(最終)
集合場所:公園管理棟前

時間:10:00~15:00予定

費用:大人 1000円 子ども 500円
*)参加費用は事前に幹事が徴収します。

補足:ご家族はお誘い合わせの上ご参加下さい 等

返信期限:要明記

キャンセル方法と期限:要明記

⑧参加者の確定

出欠連絡を貰いましたら、リスト化をして整理することを忘れずにしましょう。

⑨役割の分担

買出しや車の手配等の役割分担を行い、必要な作業と当日必要な作業に分けてリストを作りましょう。 また、事前に参加者へ役割について、個別に説明し理解してもらうことが必要です。
いつ、どんなことをして欲しいのか、細かく説明をしましょう。
※バーベキューの役割分担例

火おこし(初心者は慣れないので時間がかかることが多い)

買い出し(慣れない店は時間がかかるため、買い出し担当が行きつけのスーパーが望ましい)

調理(難しいレシピの場合は、バーベキューに慣れた方に依頼が好ましい)

車出し(買い出しだけではなく、場所によっては送迎が必要なことも)

⑩費用徴収、リマインドメール、事前確認

費用徴収、リマインドメール、事前確認

  • 現金の紛失等トラブルを避けるために、参加費用は事前徴収がおすすめなのでリマインドメールを送信しましょう。その際には、直前にキャンセルする場合の連絡先も明記を忘れずに記載しておきましょう。
  • 役割分担をお願いした方に、各々の役割について、念のために再度の確認をしましょう。

タイトル:○月×日10:00~ 公園バーベキューまであと2日!

集合場所: 公園管理棟前

時間:10:00~15:00予定

会場の情報: 晴天の予報ですが、日差しを遮る場所がないのでキャップを持参して下さい

費用:大人 1000円 子ども 500円
*)参加費用は事前に幹事が徴収します。

参加予定者:〜〜〜

欠席の連絡先:やむを得ず当日欠席の場合は、幹事までご連絡を下さい。
携帯番号000-0000-0000

当日について

  • 朝早くから連絡を取れるように心がけましょう。
  • 欠席確認には、参加者名簿があると便利であるため、印刷をしておくか、スマホでリストをみれるようにしておきましょう。
  • 後片付けのために、ゴミの分別を行えるようにあらかじめゴミ袋を作っておくと便利です。
  • ゴミだけではなく、炭の取り扱いや掃除にも注意しましょう。
  • バーベキューの最後には、挨拶を行うだけではなく、手伝いをしてくれた方を紹介し、多大な感謝を伝えることも大切です。

まとめ

バーベキューの幹事は、バーベキューの準備を行うだけではなく、役割分担や係の管理、そして気配りが非常に大切なポイントになります。みんなが楽しめるように配慮を行って、バーベキューを成功させて下さいね。
BBQ HACK編集部

BBQ HACK運営&記事編集担当。バーベキューインストラクター初級を取得しております。BBQ HACKはBBQがより身近になることを目指し、このビジョンを実現した社会を創り出すために情報を発信し続けます。

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